Offertes zijn belangrijke documenten aan de basis van een zakelijke overeenkomst. Lees hier alles over offertes: wat ze zijn, wat erin staat, hoe je ze interpreteert, en wat je moet doen als er onduidelijkheden zijn.
Wat is een offerte?
Een offerte is een formeel voorstel van een leverancier of dienstverlener aan een potentiële klant. Het document geeft een overzicht van de producten, diensten, en bijbehorende kosten. Het doel is om een duidelijke afspraak te maken over wat geleverd wordt en tegen welke voorwaarden.
Offertes zijn meestal vrijblijvend (tenzij anders vermeld) en bieden klanten de mogelijkheid om verschillende aanbieders te vergelijken voordat ze een beslissing nemen. Voor sommige offertes vragen bedrijven een bestekkost om de offerte op te maken. Vaak krijg je deze kost “terugbetaald” als je akkoord gaat met de offerte.
Wat staat er in een offerte?
Een goede offerte bevat de volgende elementen:
- Contactgegevens:
- Naam, adres, BTW-nummer, telefoonnummer en e-mailadres van het bedrijf/de leverancier.
- Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de klant.
- Omschrijving van de diensten of producten:
- Een gedetailleerde beschrijving van wat geleverd wordt.
- Specificaties zoals productnummers (EAN-codes), afmetingen, materialen of tijdsduur.
- Kostenopgave:
- Prijs per product of dienst.
- Totaalprijs, inclusief of exclusief btw.
- Eventuele kortingen.
- Tijdslijnen:
- Begin- en einddatum van de werkzaamheden bij diensten.
- Levertijd bij producten.
- Voorwaarden:
- Algemene voorwaarden: bv. opzegmogelijkheden, annulatiebeleid, aansprakelijkheidsclausules, garantie.
- Betalingsvoorwaarden: bv. voorschot (aanbetaling), wanneer je wat moet betalen, welke BTW-regeling geldt.
- Geldigheidsduur van de offerte.
- Uitsluitingen en uitzonderingen.
- Handtekening of akkoord:
- Een plek waar de klant zijn of haar akkoord kan geven, vaak met een datum.
Wat mag zeker niet ontbreken?
Volgens de Belgische wetgeving moet een offerte minstens de volgende zaken bevatten:
- Identiteit van de leverancier: De volledige naam, het ondernemingsnummer en het adres.
- Een duidelijke omschrijving: De klant moet precies weten wat geleverd wordt.
- Prijs en btw: De totale prijs inclusief btw en indien mogelijk een splitsing van de kosten.
- Geldigheidsduur: De periode waarin de offerte geldig is.
- Algemene voorwaarden: Waarin wordt verwezen naar regels over annulering, garanties, of geschillen.
Let op: Bij werken in de bouwsector gelden er vaak aanvullende eisen zoals de vermelding van meetstaten of technische plannen.
Waarop moet je letten bij een offerte?
- Volledigheid: Zorg dat alle details over producten, diensten en kosten duidelijk zijn.
- Vergelijkbaarheid: Als je meerdere offertes vergelijkt, kijk dan naar specificaties en niet alleen naar de prijs.
- Verborgen kosten: Vraag expliciet naar bijkomende kosten zoals transport, opstartkosten of administratiekosten.
- Btw-vermelding: Controleer of de btw inbegrepen is.
- Afwijkingen van het gesprek: Zorg dat alles wat besproken is, ook daadwerkelijk in de offerte staat.
Lees hier ons artikel met 10 tips om offertes goed te vergelijken.
Hoe lang is een offerte geldig?
De geldigheidsduur van een offerte wordt meestal vermeld in het document. Dit kan variëren van enkele dagen tot meerdere maanden, afhankelijk van de sector en de aard van de producten of diensten. Als er geen geldigheidsduur vermeld is, geldt de offerte als “redelijk bindend” gedurende een periode die gangbaar is in de betreffende branche.
Wat als je het niet eens bent met de offerte?
- Neem contact op met de leverancier om eventuele onduidelijkheden of fouten te bespreken.
- Vraag om een aangepaste offerte als er zaken ontbreken of anders moeten.
- Als er geen overeenstemming mogelijk is, weiger je de offerte en moet je naar andere opties kijken.
Bronnen: Teamleader, Offerte
Wil je dit artikel als bron vermelden? Gebruik dan:
Stiasteny, L. (2024, 26 november). Alles wat je moet weten over offertes. Appartement.be. Geraadpleegd op (datum XX/XX/202X), van https://www.appartement.be/alles-over-offertes/
Gerelateerde artikels: